Veel werkgevers gaan ervan uit dat openstaande vakantiedagen automatisch vervallen op 1 juli. In de praktijk ligt dat genuanceerder.
Voor wettelijke vakantiedagen geldt inderdaad een vervaltermijn van zes maanden na afloop van het kalenderjaar. Maar deze dagen vervallen niet vanzelf. Werkgevers hebben namelijk een actieve informatieplicht richting werknemers. Zij moeten werknemers tijdig en duidelijk informeren over hun openstaande verlofsaldo én het risico dat deze dagen komen te vervallen.
Uit rechtspraak blijkt dat een algemene melding op intranet, in een personeelshandboek of in een salarissysteem niet altijd voldoende is. Wanneer een werkgever niet kan aantonen dat een werknemer adequaat is geïnformeerd en daadwerkelijk de mogelijkheid heeft gehad om vakantie op te nemen, kunnen vakantiedagen langer blijven bestaan dan verwacht. Dat kan bij uitdiensttreding leiden tot onverwachte financiële verplichtingen.
Daarnaast wordt in de praktijk vaak onvoldoende onderscheid gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Veel werkgevers realiseren zich niet dat niet alle vakantiedagen hetzelfde worden behandeld. Wettelijke vakantiedagen kunnen vervallen, maar bovenwettelijke vakantiedagen blijven vaak jarenlang staan. Een onjuiste administratie kan daardoor leiden tot onverwachte verlofaanspraken en financiële risico’s.
Ook andere aandachtspunten verdienen aandacht, zoals:
vakantieopbouw tijdens ziekte;
het kopen, verkopen of schenken van verlof;
afspraken over verval- en verjaringstermijnen;
een correcte verwerking in de loon- en verlofadministratie.
Een goede verlofadministratie is daarmee niet alleen een HR-aangelegenheid, maar ook een juridisch, fiscaal en financieel aandachtspunt.
Wil je weten of jouw organisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen rondom vakantiedagen en verlofadministratie? Team LAHRS van Lansigt denkt graag met je mee.
